5055/2023 | Doppelhaushalt: Ein digitales Buchungsportal für Bürgerhäuser

Begründung/Erläuterung

In fast jedem Stadtbezirk können Initiativen, Vereine, Organisationen und ehrenamtliche Bürger*innen Veranstaltungsräume und andere Räume in Bürgerhäusern für Besprechungen, öffentliche Veranstaltungen sowie Probe- und Übungsbetrieb anmieten. In Zeiten des Klimawandels und dem Mangel an Räumen im Stadtgebiet Stuttgart ist es wichtig, dass öffentliche Räumlichkeiten effizient genutzt werden und nicht leer stehen. So können vorhandene Ressourcen auskömmlich genutzt werden, anstatt über einen neuen Ressourcenverbrauch nachdenken zu müssen. Den Stuttgarter Bürger*innen, die nach entsprechenden Räumlichkeiten suchen, sind jedoch oft die Raumbuchungsoptionen von städtischen Räumlichkeiten überhaupt nicht bekannt. Zudem sind Buchungsprozesse je nach Räumlichkeit sehr unterschiedlich und dadurch für Bürger*innen häufig nicht transparent. Da auch nicht einsehbar ist, ob Räumlichkeiten bereits ausgebucht sind, entstehen unnötige Kommunikationsprozesse für die Stadtverwaltung, die jeweiligen Träger und die Bürger*innen.

Wir möchten dies mit einem digitalen Raumbuchungsportal ändern. Bürger*innen sollen zukünftig über ein zentrales Raumbuchungsportal vorhandene Räumlichkeiten in den einzelnen Stadtbezirken buchen können. Gleichzeitig soll das Buchungsportal in Echtzeit einen transparenten Einblick geben, zu welchen Zeiten die Räumlichkeiten bereits ausgebucht sind bzw. zu welchen Zeiten die Räumlichkeiten buchbar sind. Soweit Verwendungszwecke für Räumlichkeiten ausgeschlossen sind, ist dies im Buchungsportal transparent zu machen. Allen städtischen Mitarbeiter*innen, die für die Raumvergaben zuständig sind, soll am Arbeitsplatz eine Schnittstelle zum Portal eingerichtet werden. Zudem sollen die verwaltenden Träger einen Zugang bzw. eine Schnittstelle zum Portal erhalten. Während der Einrichtung des neuen Buchungsportals soll zudem geprüft werden, ob weitere städtische Räumlichkeiten über das bisherige Portfolio hinaus in das Buchungsportal aufgenommen werden können.

Das Buchungsportal soll von externen Anbieter*innen in enger Zusammenarbeit mit DO.IT entwickelt werden, damit bei DO.IT möglichst wenig Personal für das Projekt gebunden wird, aber eine nahtlose Einbettung in die Softwarelandschaft der Stadtverwaltung gewährleistet ist. Damit eine möglichst effiziente Nutzung der Raumressourcen zukünftig erreicht wird, soll das neue Buchungsportal im Jahr 2025 mit einer kreativen Marketing-Kampagne beworben werden.

Wir beantragen:

  1. Die Software-Entwicklung für ein digitales Raumbuchungsportal wird extern vergeben und aus den Haushaltsmitteln Digital MoveS finanziert.

  2. Die Einführung des digitalen Raumbuchungsportals wird im Startjahr 2025 mit einer Marketingkampagne beworben. Diese Marketingkampagne wird ebenfalls aus Haushaltsmitteln Digital MoveS finanziert.

  3. Die Verwaltung informiert den Gemeinderat bis zur 1. Lesung des DHH 24/25, welche finanzielle Ressourcen aus den Haushaltsmitteln Digital MoveS für die Einführung des digitalen Raumbuchungsportals benötigt werden.